Hóa đơn điện tử có lẽ là thứ không còn quá xa lạ trong cuộc sống của chúng ta. Tuy nhiên cũng có không ít người thắc mắc về việc hủy hóa đơn điện tử cũng như những thủ tục liên quan đến việc hủy hóa đơn. Trong bài viết dưới đây, Kế toán An Hiểu Minh sẽ cung cấp cho người đọc đầy đủ thông tin về thời gian cũng như những thủ tục để hủy hóa đơn điện tử.

I. Hóa đơn điện tử là gì?

Theo điều 3 của Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14 tháng 3 năm 2011, hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử là những thông tin liên quan đến hàng hóa.

Theo đó, hóa đơn điện tử gồm có hai loại:

– Hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng và các hóa đơn khác gồm có phiếu thu tiền, tem, phiếu…

– Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế…

II. Hủy hóa đơn điện tử 

1.Khái niệm

Theo như  khoản 10 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

Hủy hóa đơn, chứng từ là làm cho hóa đơn, chứng từ đó không có giá trị sử dụng.

2. Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử

Theo khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử khi phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót.

Ngoài ra, tại khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC cũng quy định rõ về việc xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp như sau:

“…Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;”.

Như vậy, hóa đơn điện tử có sai sót sẽ thực hiện hủy trong một số trường hợp (thông thường sẽ thực hiện điều chỉnh hóa đơn.

3. Thủ tục hủy hóa đơn điện tử

Khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hủy hóa đơn điện tử như sau:

– Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123 và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

– Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

4. Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Bước 1: Liên hệ với nhà cung cấp hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp liên hệ với bên cung cấp hóa đơn điện tử mà mình đang sử dụng trước đó để yêu cầu thực hiện thủ tục hủy các HĐĐT mẫu cũ còn tồn mà doanh nghiệp chưa sử dụng.

Theo quy định tại thông tư 78, đơn vị đang cung cấp phần mềm HĐĐT cho doanh nghiệp có trách nhiệm hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện bước này. 

Bước 2: Doanh nghiệp làm thông báo hủy hóa đơn theo mẫu TB03/AC 

Sau khi hủy hóa đơn điện tử theo mẫu cũ thành công, doanh nghiệp phải làm thông báo hủy hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy còn tồn – Mẫu TB03/AC và gửi về cơ quan thuế.

Doanh nghiệp phải đảm bảo hoàn thành bước này trong vòng 5 ngày kể từ ngày hủy hóa đơn thành công.

Bước 3: Doanh nghiệp phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu mới của Thông tư 78 

Theo đó, các doanh nghiệp được hỗ trợ chuyển đổi mà không mất phí, nếu các hóa đơn cũ chưa được sử dụng còn tồn đọng sẽ được chuyển sang dạng hóa đơn mới theo như thông tư 78.

5. Hướng dẫn nộp thông báo hủy hóa đơn điện tử qua mạng

Để hủy hóa đơn còn tồn hoặc hóa đơn cũ theo thông tư 32/2011/TT-BTC và Nghị định 51/2010/NĐ-CP, doanh nghiệp cần thực hiện trên phần mềm hỗ trợ khai thuế của Tổng cục Thuế, lập thông báo hủy hóa đơn điện tử, gửi cơ quan thuế trong thời hạn không quá 05 ngày kể từ ngày tiêu hủy hóa đơn.

Bước 1: Đăng nhập hệ thống

Ở màn hình đăng nhập bạn thực hiện điền mã số thuế của đơn vị để đăng nhập vào hệ thống.

Sau khi đăng nhập, bạn chọn hóa đơn ->Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu (TB/AC).

Bước 2: Điền tờ khai thông báo kết quả hủy đơn

Sau khi điền thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu TB03/AC, bạn cần lưu ý các nội dung sau:

– Điền đầy đủ thông tin như ký hiệu hóa đơn, mã số hóa đơn, số lượng hóa đơn tồn kho

– Ghi rõ phương thức hủy hóa đơn

– Đối với hóa đơn giấy ghi cắt góc, xé nhỏ khi hủy cần ghi cắt góc

– Đối với hóa đơn điện tử thì nên thực hiện hủy hóa đơn trên phần mềm

Bước 3: Đăng nhập trang thuế điện tử

Nộp thông báo kết quả hủy hóa đơn tại trang thuedientu.gdt.gov.vn

Bước 4: Nộp tờ khai thông báo kết quả hủy hóa đơn

Sau khi đăng nhập được vào hệ thống của doanh nghiệp bạn cần chọn khai thuế->Nộp tờ khai XML->Chọn tệp tờ khai.

III. Hủy hóa đơn điện tử có bị phạt không?

Hiện nay, nếu hủy hóa đơn điện tử trong các trường hợp phải hủy thì sẽ không bị xử phạt. Còn các trường hợp hủy hóa đơn điện tử trái pháp luật sẽ bị xử phạt.

Căn cứ Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định mức xử phạt của việc hủy hóa đơn điện tử trái pháp luật như sau:

– Phạt cảnh cáo đối với hành vi hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ.

– Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

+ Hủy không đúng quy định các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, hóa đơn không còn giá trị sử dụng;

+ Không hủy các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, không còn giá trị sử dụng; không hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế đã hết hạn sử dụng;

+ Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 ngày đến 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này.

– Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

+ Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định;

+ Không hủy, không tiêu hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật;

+ Không hủy hóa đơn điện tử khi lập sai sót sau khi quá thời hạn cơ quan thuế thông báo cho người bán về việc kiểm tra sai, sót;

+ Không hủy hóa đơn đặt in chưa phát hành nhưng không còn sử dụng theo quy định;

+ Hủy, tiêu hủy hóa đơn không đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật;

+ Tiêu hủy hóa đơn không đúng các trường hợp phải tiêu hủy theo quy định.

– Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc hủy, tiêu hủy hóa đơn đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 2, điểm b, c, d khoản 3 Điều này.

* Đối với hành vi nộp chậm thông báo kết quả hủy hóa đơn:

Phạt cảnh cáo: nếu nộp chậm từ ngày thứ 1 đến hết ngày thứ 10 (kể từ ngày hết thời hạn theo quy định)

Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng: đối với hành vi nộp chậm sau 10 ngày kể từ ngày hết thời hạn theo quy định

Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng: đối với hành vi không nộp thông báo (sau 20 ngày kể từ ngày hết thời hạn theo quy định)

Mong rằng với những thông tin được chia sẻ trong bài viết trên đây có thể mang lại cho bạn đọc những kiến thức hữu ích nhất.

Đừng quên tham gia Group Cộng đồng Hỗ trợ Chia sẻ Kiến thức Kế toán – Thuế – Bảo hiểm để hỏi – đáp cấp tốc các nghiệp vụ kế toán đa lĩnh vực tại https://www.facebook.com/groups/559840087369333

Truy cập ngay Fanpage của chúng tôi để nhận những chia sẻ về nghiệp vụ kế toán nhé!