Trong bài viết này, Kế toán An Hiểu Minh sẽ chia sẻ với các bạn sơ đồ về quy trình thu chi tiền gồm 5 bước mà kế toán cần biết. Hãy tìm hiểu ngay để áp dụng vào công việc, nâng cao hiệu quả các bạn nhé.

Đối với các bạn làm kế toán tổng hợp thì các bạn sẽ tiếp nhận cả các nghiệp vụ của kế toán thanh toán và cũng có thể sẽ kiêm luôn thủ quỹ công việc quản lý thu chi tiền là rất quan trọng với các bạn. Các bạn cần quản lý thu chi tiền một cách khoa học để tránh thất thoát hay gây khó khăn trong công việc. 

1. 5 bước trong quy trình thu chi tiền kế toán cần biết

Trước hết, các bạn xem hình ảnh dưới đây để thấy được sơ đồ 5 bước trong quy trình thu chi tiền:

Quy trình trên có thể thay đổi tùy vào quy định tại mỗi công ty. Nhưng về cơ bản thì đây là 5 bước cần phải có là mọi công ty đều áp dụng được nhé.

Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ từ người đề nghị thanh toán

Người gửi đề nghị thanh toán sẽ gửi 1 bộ hồ sơ đến bộ phận kế toán. Kế toán thanh toán nên có những hướng dẫn chung cho người lao động trong công ty và các biểu mẫu, giấy tờ cần điền khi làm hồ sơ thanh toán.

Các hướng dẫn chung này các bạn có thể in ra gửi đến từng bộ phận trong công ty hoặc làm bản mềm rồi gửi qua email. Hiện nay có rất nhiều công ty vẫn chưa hướng dẫn được cho người lao động về chuẩn chung của các biểu mẫu, giấy tờ cần điền khi làm hồ sơ thanh toán. Do đó, việc xảy ra sai sót và phải duyệt đi duyệt lại ở bước này là rất phổ biến. Thay vào đó, các bạn có thể làm sẵn các biểu mẫu để sử dụng cho toàn công ty.

Bước 2: Kiểm tra hồ sơ và lập chứng từ thu chi

Khi kiểm tra hồ sơ thì các bạn cần kiểm tra một lượt các giấy tờ trong bộ đề nghị thanh toán:

• Kiểm tra xem đã đủ giấy tờ chưa: Giấy đề nghị thanh toán hoặc đề nghị tạm ứng, hóa đơn, biên bản bàn giao, biên bản nghiệm thu, phiếu xuất kho. Tùy vào quy định của từng công ty, không phải công ty nào cũng yêu cầu có đầy đủ các giấy tờ này. Có công ty sẽ chỉ yêu cầu hóa đơn là có thể thanh toán được rồi.
• Kiểm tra tất cả các chữ ký trên hóa đơn. Nếu mua hàng thì phải có chữ ký của bên bán hàng. Ngoài ra trên đề nghị thanh toán cần có chữ ký duyệt của trưởng bộ phận.

Tiếp theo, các bạn cần kiểm tra chi tiết các dữ liệu trong hồ sơ:

• Chữ viết không tẩy xóa
• Hóa đơn ghi đầy đủ và chính xác về tên, mã số thuế, địa chỉ công ty; chứng từ ghi đầy đủ nội dung. Cả hai loại giấy tờ này phải còn nguyên vẹn, không rách, không chắp vá.
• Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ. Các bạn cần kiểm tra xem bên xuất hóa đơn còn hoạt động hay không và ngành nghề mà họ xuất hóa đơn cho bạn có được đăng ký kinh doanh hay không.
• Kiểm tra ngày chứng từ có phù hợp với ngày phát sinh nghiệp vụ kinh tế không.
• Địa điểm trên hóa đơn và địa điểm phát sinh hoạt động kinh tế có phù hợp hay không?

Sau đó, các bạn sẽ lập chứng từ thu chi tiền.

Đối với thu, chi tiền gửi ngân hàng thì lập ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, séc,…

• Nếu công ty thanh toán trực tiếp tại quầy: Một số phần mềm kế toán có tích hợp chức năng in ủy nhiệm chi nên bạn có thể thực hiện ngay trên phần mềm kèm theo bước hạch toán chứng từ. Nếu không thì bạn phải viết tay vào chứng từ ngân hàng đã in sẵn hoặc đánh máy theo mẫu của ngân hàng.
• Nếu công ty sử dụng hình thức thanh toán trực tuyến: Lập lệnh chuyển tiền trên website của ngân hàng nơi công ty mở tài khoản.

Lưu ý: Tại một số công ty thì sau khi được kế toán trưởng, giám đóc duyệt toàn bộ các chứng từ thì mới lập phiếu chi và duyệt chi. Điều đó nghĩa là phải sau bước 3 và bước 4 trong quy trình này thì mới lập phiếu chi chứ không lập từ bước 2.

Bước 3: Trình kế toán trưởng kế duyệt

Kế toán trưởng sẽ xem xét lại một lượt các chứng từ đã được kế toán thanh toán duyệt qua. Lúc này bạn sẽ phải trả lời mọi câu hỏi về bộ chứng từ nên hãy đảm bảo rằng bạn đã kiểm tra thật kỹ chứng từ trước khi đi đến bước này.

Ở một số công ty, kế toán trưởng được quyền duyệt chi mọi thứ không phải đưa qua Giám đốc nên sau bước này có thể chi tiền và xin chữ ký Giám đốc sau.

Bước 4: Trình Giám đốc ký duyệt

Trừ những khoản chi lớn, những khoản chi có tính chất đặc biệt thì Giám đốc thường sẽ ký duyệt hầu hết các khoản chi mà kế toán trưởng đã duyệt. Hãy đảm bảo rằng bạn có thể trả lời được mọi câu hỏi của Giám đốc về lý do chi trả cho các khoản chi mà bạn trình lên.

Bước 5: Thực hiện thu, chi tiền, hạch toán, kiểm tra lại hạch toán

Sau khi các khoản thu, chi được duyệt:

• Thủ quỹ thực hiện thu, chi tiền mặt
• Kế toán phụ trách ngân hàng mang ủy nhiệm chi, séc ra quầy để thực hiện thanh toán tại ngân hàng hoặc người duyệt lệnh thanh toán điện tử sẽ thực hiện duyệt lệnh thanh toán.

2. Kết luận

Hy vọng, bài chia sẻ của chúng mình đã giúp các bạn nắm rõ được về quy trình thu chi tiền trong doanh nghiệp. Nếu các bạn muốn được học kiến thức về các nghiệp vụ kế toán đầy đủ, bài bản hơn thì hãy đăng ký chương trình học Kế toán tổng hợp tại Kế toán An Hiểu Minh. Trong quá trình học các bạn sẽ được giảng viên hỗ trợ và giải đáp tất cả thắc mắc một cách nhanh chóng. Chúc các bạn thành công!

Đừng quên tham gia Group Cộng đồng Hỗ trợ Chia sẻ Kiến thức Kế toán – Thuế – Bảo hiểm để hỏi – đáp cấp tốc các nghiệp vụ kế toán đa lĩnh vực tại https://www.facebook.com/groups/559840087369333

Truy cập ngay Fanpage của chúng tôi để nhận những chia sẻ về nghiệp vụ kế toán nhé!